Cât costă relocarea birourilor unei companii: toate costurile, nu doar chiria

Când o companie mă întreabă cât costă mutarea birourilor, răspunsul pe care îl aude cel mai des de la alții este o cifră pentru firma de mutări. Aceea este, de obicei, sub 10% din costul real.

Am însoțit zeci de relocări în București, de la echipe de 8 oameni la companii cu peste 100 de angajați. Diferența dintre o relocare bugetată corect și una improvizată nu stă în chirie — stă în cele șapte categorii de cost de mai jos, dintre care patru sunt sistematic uitate.

1. Amenajarea spațiului nou

Este cel mai mare cost și cel mai subestimat.

Un spațiu predat „la gri" sau la stadiul de structură are nevoie de compartimentări, tavane, pardoseli, instalație electrică și date, climatizare, iluminat, finisaje. În București, în 2026, costul de amenajare pentru un birou de clasă B se așază orientativ între 250 și 500 EUR/mp, în funcție de cât de mult intervii.

Un spațiu deja amenajat schimbă complet ecuația. Spațiul de birouri din Domenii – Casin, de exemplu, are 165 mp amenajați modern la 2.800 EUR/lună — dacă amenajarea existentă îți convine, economisești între 40.000 și 80.000 EUR față de un spațiu la gri de aceeași suprafață.

Întrebarea corectă către proprietar nu este „cât e chiria", ci „ce include predarea și cine plătește amenajarea". În multe cazuri proprietarul contribuie la amenajare în schimbul unui contract mai lung. Este cea mai bună negociere pe care o poți face.

2. Perioada de dublă chirie

Aproape nimeni nu o bugetează, și aproape toată lumea o plătește.

Între momentul în care semnezi noul contract și cel în care predai vechiul spațiu trec, realist, între 1 și 3 luni: amenajare, mutare, perioada de preaviz din contractul vechi. În acest interval plătești ambele chirii.

Pentru un birou de 200 mp la 15 EUR/mp, două luni de suprapunere înseamnă 6.000 EUR care nu apar în niciun deviz.

Se poate reduce prin negocierea unei perioade de grație (rent-free) la noul sediu — cerere absolut standard în piață, pe care mulți chiriași nu o formulează. Pentru un contract pe 3–5 ani, 1–3 luni de rent-free sunt uzuale.

3. Mutarea efectivă

Aici intră firma de mutări, ambalajele, transportul, demontarea și remontarea mobilierului. Pentru un birou de 20–30 de persoane, în București, bugetul se așază de regulă între 3.000 și 8.000 EUR, în funcție de volum și de etaj.

Costuri adiacente pe care le uită majoritatea:

• Mutarea și reinstalarea serverelor și a rețelei
• Reconfigurarea centralei telefonice
• Transportul arhivei fizice — la companiile cu vechime, poate fi mai voluminoasă decât tot restul
• Depozitarea temporară, dacă spațiul nou nu e gata la timp

4. Downtime-ul echipei

Cel mai mare cost invizibil.

O relocare bine organizată înseamnă 1–2 zile de nefuncționare. Una prost organizată înseamnă două săptămâni de productivitate redusă. Pentru o echipă de 25 de oameni cu un cost mediu de 3.000 EUR/lună, o singură zi pierdută costă aproximativ 3.400 EUR.

Se reduce mutând în weekend, migrând IT-ul în avans și păstrând conectivitatea la ambele sedii în perioada de tranziție.

5. Garanții și avansuri

La semnare, majoritatea proprietarilor cer garanție echivalentă cu 2–3 chirii, plus chiria pe prima lună în avans. Pentru 200 mp la 15 EUR/mp, asta înseamnă 9.000–12.000 EUR blocați din prima zi.

Garanția de la vechiul sediu se întoarce, dar de regulă la 30–60 de zile după predare și după deducerea eventualelor lucrări de aducere la starea inițială.

6. Aducerea la starea inițială (make good)

Clauza pe care o citește puțină lume la semnare și o plătește toată lumea la plecare.

Multe contracte obligă chiriașul să readucă spațiul la starea de la predare — să demonteze compartimentările pe care chiar el le-a construit, să refacă zugrăveala, să scoată cablarea. Pentru un spațiu amenajat serios, poate însemna 20–50 EUR/mp.

Verifică această clauză în contractul vechi înainte de a-ți face bugetul de relocare, nu după.

7. Costuri administrative

Mărunte individual, dar se adună: schimbarea sediului social la Registrul Comerțului, actualizarea actelor și a materialelor cu adresa nouă, semnalistică, chei și carduri de acces, reconfigurarea abonamentelor de utilități și internet.

Un exemplu concret

O companie de 25 de persoane care se mută dintr-un spațiu de 200 mp în altul de 250 mp, amenajat parțial:

Chiria nouă anuală, în acest exemplu, este de 45.000 EUR. Costul relocării depășește chiria pe primul an.

De aceea o relocare are sens economic doar dacă noul spațiu îți rezolvă o problemă reală — spațiu insuficient, cost prea mare, locație greșită — nu dacă e doar „mai frumos".

Cum reduci factura

Caută spații deja amenajate. Este singura decizie care taie zeci de mii de euro. Spații ca birourile din Piața Unirii, unde modulul de 60 mp costă 950 EUR/lună cu TVA și utilități incluse, elimină simultan amenajarea și imprevizibilitatea facturilor.

Negociază rent-free, nu chirie. Proprietarii cedează mai ușor la luni gratuite decât la prețul pe metru, pentru că prețul rămâne în contract ca referință pentru viitor. Două luni rent-free pe un contract de 3 ani valorează mai mult decât o reducere de 5% la chirie.

Ia doar suprafața de care ai nevoie. Spațiile modulare permit ajustarea pe măsură ce crești. Birourile de pe Bdul Basarabia – Republica se închiriază în module de la 27 la 110 mp, la 6 EUR/mp plus 5,5 EUR/mp utilități — pentru o echipă în creștere, poți începe mic și extinde în aceeași clădire, fără o a doua relocare.

Pentru echipe mici, evită supradimensionarea. Spațiile mici din zona Pache Protopopescu pornesc de la 12 mp. Pentru o firmă de 3–5 oameni, un birou de 40 mp la 16 EUR/mp este mai ieftin în total decât 100 mp la 10 EUR/mp.

Înainte să începi

Fă bugetul complet înainte de a vizita primul spațiu. Altfel vei compara chirii, când de fapt ar trebui să compari costul total pe durata contractului.

Dacă vrei, pot construi împreună cu tine această comparație pentru două-trei variante concrete. Poți vedea spațiile de birouri disponibile sau mă poți contacta direct.