Sediu social sau punct de lucru: ce verifici înainte să închiriezi un birou pentru firmă

Când cauți un birou pentru o firmă nou înființată sau pentru o echipă în creștere, te uiți întâi la suprafață, zonă și chirie. Mai e o întrebare care poate amâna mutarea cu săptămâni: poți înregistra spațiul ca sediu social sau ca punct de lucru? Dacă proprietarul nu îți dă actele potrivite sau contractul nu permite explicit acest lucru, Registrul Comerțului îți poate respinge dosarul, chiar dacă chiria e deja plătită.

Ghidul de mai jos explică pe scurt ce trebuie verificat înainte de semnare. Nu înlocuiește sfatul unui avocat sau al contabilului firmei, dar te ajută să pui întrebările potrivite din prima.

De ce contează sediul înainte de semnare

Un birou închiriat poate avea trei roluri pentru firmă:

• sediu social, adică adresa oficială a firmei din Registrul Comerțului;
• sediu secundar sau punct de lucru, adică un loc unde firma își desfășoară activitatea, separat de sediul social;
• spațiu folosit fără să fie înregistrat, situație care de regulă nu se potrivește unei activități permanente cu angajați.

Pentru primele două ai nevoie de un document care să dovedească dreptul tău de folosință asupra spațiului. Așa că, înainte să negociezi detaliile, verifică dacă proprietarul îți poate da acest document și în ce formă.

Dacă încă compari oferte, ține cont și de costul total de ocupare, nu doar de chirie. Am explicat cum îl calculezi în ghidul despre costul total al unui spațiu de birouri.

Sediu social și punct de lucru: diferența practică

Sediul social

Sediul social e adresa la care firma e înregistrată oficial. Acolo primește corespondența oficială și de la această adresă se stabilește administrația fiscală competentă. O firmă are un singur sediu social.

Potrivit StartCo, sediul social al unui SRL poate fi stabilit într-un spațiu rezidențial, într-un spațiu comercial (birou, coworking), la sediul unui avocat (temporar, pentru o perioadă limitată) sau la o firmă specializată în găzduirea de sedii.

Punctul de lucru (sediul secundar)

Punctul de lucru e un spațiu în care firma lucrează efectiv, separat de sediul social: un birou operațional, un depozit, un showroom. Legea societăților nr. 31/1990 se ocupă de sediile secundare la art. 43, după cum notează Fiscalitatea.ro.

Pe care îl alegi

• Firmă nouă, fără alt sediu: de regulă înregistrezi biroul ca sediu social.
• Firmă care are deja sediu social (de exemplu, la locuința unui asociat) și se mută într-un birou: poți muta sediul social în birou sau poți înregistra biroul ca punct de lucru.
• Firmă în extindere, cu un al doilea birou sau un depozit: spațiul nou devine de obicei punct de lucru.

Alegerea are consecințe administrative și fiscale, așa că discut-o cu contabilul firmei înainte de semnare.

Ce cere Registrul Comerțului pentru spațiu

Dovada dreptului de folosință

Legea nr. 31/1990, la art. 36 alin. (2) lit. c), cere depunerea la Registrul Comerțului a dovezii că firma deține legal spațiul folosit ca sediu social. Obligația s-a păstrat și după modificările legislative din 2021, după cum a precizat ONRC (Contabilul.manager.ro).

Când închiriezi, dovada este de obicei contractul de închiriere sau de subînchiriere. Pot servi drept dovadă și un contract de comodat, un contract de leasing imobiliar sau un act de proprietate (StartCo).

Actele pentru punctul de lucru

Pentru un punct de lucru într-un spațiu închiriat, dosarul la Registrul Comerțului include de regulă (Fiscalitatea.ro):

• cererea de înregistrare (formular tip);
• declarația pe propria răspundere privind îndeplinirea condițiilor de funcționare;
• hotărârea adunării generale sau a asociatului unic;
• documentul care atestă dreptul de folosință asupra spațiului;
• actul constitutiv actualizat;
• alte autorizații cerute pentru domeniul tău de activitate.

Înainte să depui dosarul, verifică pe site-ul ONRC sau cu un consultant lista actualizată de documente și formulare. Cerințele se pot schimba.

Proprietar persoană fizică sau firmă: ce se schimbă

Acesta e un detaliu pe care mulți chiriași îl află abia când depun dosarul.

Când proprietarul este persoană fizică

Din 1 ianuarie 2023, persoanele fizice care obțin venituri din chirii trebuie să înregistreze contractul de închiriere la ANAF în cel mult 30 de zile de la încheiere. Temeiul este art. 120 alin. (6¹) din Codul fiscal, introdus prin OG nr. 16/2022 (Fiscalitatea.ro). Înregistrarea se face cu formularul C168, însoțit de o copie a contractului semnată de proprietar cu mențiunea „conform cu originalul”.

Ca sursă de verificare: un contract de închiriere înregistrat la autoritatea fiscală este des indicat ca dovadă acceptată pentru sediul social (StartupCafe).

Ce înseamnă pentru tine: stabilește în contract cine înregistrează documentul la ANAF și în ce termen. Cere o copie a dovezii de înregistrare înainte să depui dosarul la Registrul Comerțului. Plata chiriei către o persoană fizică poate aduce și obligații fiscale pentru firma ta, așa că verifică-le cu contabilul.

Când proprietarul este o firmă

Obligația de înregistrare a contractului la ANAF descrisă mai sus îi privește pe proprietarii persoane fizice. Când proprietarul este o firmă, contractul și factura de chirie urmează regulile obișnuite dintre două firme. Și în acest caz cere un contract semnat de reprezentantul legal al proprietarului și verifică dacă proprietarul are dreptul să închirieze spațiul (de exemplu, dacă nu este el însuși chiriaș fără drept de subînchiriere).

Punctul de lucru în 2026: ONRC și ANAF

Din 1 ianuarie 2026 s-au schimbat regulile de înregistrare fiscală a punctelor de lucru. Potrivit unei analize Fiscalitatea.ro din ianuarie 2026:

• la Registrul Comerțului, sediile secundare care au altă adresă decât sediul social se înregistrează;
• la ANAF, după modificarea Legii nr. 273/2006 prin Legea nr. 245/2025, înregistrarea fiscală a sediului secundar este necesară atunci când acesta are altă adresă decât sediul social și acolo lucrează cel puțin un salariat;
• termenul pentru declararea la organul fiscal este de 30 de zile (art. 85 din Codul de procedură fiscală), iar formularul folosit este D060.

Dacă plănuiești să muți echipa într-un birou nou și să păstrezi sediul social în altă parte, include în calendarul mutării timpul necesar pentru aceste formalități. Am descris restul etapelor în articolul despre costurile relocării birourilor.

Ce scrii în contract ca să poți folosi spațiul ca sediu

Pe lângă clauzele obișnuite, prezentate pe larg în ghidul despre clauzele contractului de închiriere pentru birouri, urmărește câteva puncte legate strict de sediu.

Acordul explicit pentru sediu social sau punct de lucru

Contractul ar trebui să spună clar că proprietarul este de acord ca spațiul să fie folosit ca sediu social și/sau punct de lucru al firmei tale. O formulare vagă de tipul „spațiu pentru birouri” poate crea discuții mai târziu.

Identificarea exactă a spațiului

Adresa completă, etajul, numărul încăperii sau al unității și suprafața trebuie să coincidă cu datele pe care le treci în cererea către Registrul Comerțului. Dacă închiriezi doar o parte dintr-o clădire, descrie exact acea parte.

Documentele de la proprietar

Cere de la început actul de proprietate sau un extras de carte funciară recent. Dacă proprietarul este el însuși chiriaș, cere acordul proprietarului principal pentru subînchiriere.

Durata contractului

Durata contractului de închiriere ține direct de valabilitatea sediului. Un contract scurt sau unul care nu se prelungește automat te obligă la formalități repetate.

Ce se întâmplă la încheierea contractului

Stabilește cine face demersurile când pleci din spațiu și în ce termen muți sediul social sau radiezi punctul de lucru. Proprietarul va vrea să știe că adresa lui nu rămâne înregistrată pe numele firmei tale după plecare.

Birou într-un bloc de locuințe

Unii antreprenori aleg la început un apartament transformat în birou. Potrivit StartCo, acordul vecinilor și al asociației de proprietari este necesar doar dacă în spațiu se desfășoară activitate. Dacă acolo lucrează efectiv o echipă, vizitează clienți sau vin livrări, ia în calcul această cerință și timpul necesar pentru a obține acordurile.

Pentru o activitate cu angajați și vizitatori, un spațiu de birouri într-o clădire cu destinație comercială simplifică de obicei lucrurile.

Ce se întâmplă când expiră contractul

Un contract de închiriere expirat fără prelungire înseamnă că firma nu mai are dovada dreptului de folosință asupra sediului social. StartCo atrage atenția că o astfel de situație poate duce la declararea firmei ca inactivă de către ANAF, cu consecințe și pentru administratori (StartCo).

Ce poți face concret:

• notează în calendar data expirării contractului, cu cel puțin câteva luni înainte;
• negociază din start o clauză de prelungire sau un drept de preferință la reînnoire;
• dacă te muți, depune din timp cererea de schimbare a sediului.

Dacă te gândești să cumperi un spațiu ca să scapi de această dependență, compară variantele în articolul închiriere vs. cumpărare spațiu de birouri.

Lista de verificare înainte de semnare

Folosește lista de mai jos la vizionare sau la discuția cu proprietarul:

1. Rolul spațiului: va fi sediu social, punct de lucru sau ambele?
2. Tipul proprietarului: persoană fizică sau firmă? Dacă e persoană fizică, cine înregistrează contractul la ANAF și când?
3. Dreptul de a închiria: ai văzut actul de proprietate sau extrasul de carte funciară? Dacă proprietarul e chiriaș, are acordul pentru subînchiriere?
4. Clauza de sediu: contractul permite explicit înregistrarea ca sediu social sau punct de lucru?
5. Identificarea spațiului: adresa și descrierea din contract coincid cu cele pe care le vei trece în cererea către Registrul Comerțului?
6. Durata și prelungirea: contractul acoperă orizontul tău de activitate? Există o clauză de prelungire?
7. Angajații: vor lucra salariați la această adresă? Dacă da, ai pregătit declararea la ANAF în 30 de zile?
8. Destinația clădirii: e o clădire de birouri sau un bloc de locuințe? Ai nevoie de acorduri suplimentare?
9. Ieșirea din spațiu: cine se ocupă de mutarea sediului sau de radierea punctului de lucru la final?
10. Costul total: pe lângă chirie, ai luat în calcul întreținerea, utilitățile, garanția și amenajarea? Vezi și cum compari prețul total cu prețul pe mp.

Dacă extinderea înseamnă și un spațiu de depozitare sau producție, aceleași întrebări se aplică și unei hale. Găsești criteriile tehnice în ghidul de alegere a unei hale industriale în București.

Următorul pas

Un spațiu bun pe hârtie trebuie să poată fi folosit și legal pentru firma ta. Când alegi dintre anunțurile de pe managerimobiliar.ro, trimite odată cu cererea de ofertă și întrebările din lista de mai sus: dacă spațiul poate fi înregistrat ca sediu social sau punct de lucru, cine este proprietarul și ce acte poate pune la dispoziție. Așa primești oferte pe care le poți compara corect și eviți surprizele după semnare.